Teori Organisasi Umum 2 Kelompok 3

Dasar Pengambilan Keputusan

Mata Kuliah Teori Organisasi Umum 2

Kelompok 3 :

2KA13

Erick Bashir	12112525
Kasman wicaksono	14112041
Maria Ulfa	14112431
Riri Rizabil
Rani Anggraeni	16112023
Rama Heriance

UNIVERSITAS GUNADARMA

2014

Kata Pengantar

Rasa syukur yang dalam kami sampaikan ke hadiran Tuhan Yang Maha Pemurah, karena berkat kemurahanNya makalah ini dapat kami selesaikan sesuai yang diharapkan. Dalam makalah ini kami membahas “Dasar Pengambilan Keputusan”, suatu permasalahan yang selalu dialami setiap individu yang berada dalam organisasi maupun dalam perusahaan.

Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman masalah pengambilan keputusan entah dalam individu maupun kelompok yang sangat diperlukan dan penting untuk mencapai suatu hasil yang maksimal.

Hal ini perlu kita pelajari dan kita pahami karena jika kita ingin terjun dalam dunia bisnis, kita tidak akan menjalankan suatu usaha itu sendiri, apalagi jika kita ingin berkecimpung dalam dunia corporation yang cukup besar. Masalah yang kita hadapi juga bukan yang kecil semata, bisa saja kita mendapatkan masalah yang kompleks dan membutuhkan berbagai pihak untuk memecahkannya, sehingga mendapatkan solusi yang efektif.

Tentunya ada hal-hal yang ingin kami berikan kepada pembaca dari hasil makalah ini. Karena itu kami berharap semoga makalah ini dapat menjadi sesuatu yang berguna bagi kita bersama. Terimakasih

Depok, Maret 2014

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1.    Latar Belakang

Pembuatan keputusan dalam organisasi menempati posisi strategis. Proses dan teknik pembuatan keputusan yang benar akan mengarahkan organisasi pada jalur yang tepat dalam mencapai tujuannya. Oleh karenanya pembuatan keputusan juga harus memperhatikan dimensi hubungan manusiawi. Pembuatan keputusan berhubungan dengan masalah. Suatu masalah muncul karena keadaan sebenarnya berbeda dengan yang diharapkan. Dalam banyak hal, masalah mungkin adalah peluang yang tersembunyi. Proses penemuan masalah sering kali informal dan intuitif.

2.    Tujuan

Tujuan penulisan ini adalah agar setiap pemimpin dalam organisasi bahkan setiap orang dapat mengetahui bagaimana cara mengambil keputusan yang baik dan tidak berselisih paham dengan pihak lain atau tidak merugikan pihak lain sehingga keputusan yang diambil akan menjadi efektif untuk kepentingan bersama.

3.    Rumusan Masalah

Dalam tulisan ini akan membahas tentang definisi dan dasar pengambilan keputusan, jenis-jenis keputusan organisasi, dan faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan, serta implikasi manajerial yang berlaku dalam pengambilan keputusan

BAB II

PEMBAHASAN

1.     Definisi pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan merupakan proses fundamental di dalam organisasi dimana para manajer mengambil keputusan berdasarkan informasi (komunikasi) yang mereka terima melalui struktur organisasi dan perilaku para individu dan kelompok di dalamnya.

Pengambilan keputusan membedakan para manajer dari non manajer. Mutu keputusan yang di ambil juga menentukan keefektifan mereka sebagai manajer.

Keputusan dapat di klasifikasikan sebagai keputusan yang di program dan keputusan yang tidak di program tergantung terhadap jenis masalahnya. Kebanyakan keputusan yang di program harus diambil di tingkat pertama organisasi, sedangkan keputusan yang tidak di program sebagian besar harus di ambil oleh pimpinan teras.

Pengambilan keputusan tidak boleh dianggap sebagai tujuan, melainkan sebagai cara untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Keputusan merupakan tanggapan organisasi terhadap masalah.

2.     Jenis – jenis keputusan organisasi :

a.    Otoriter

Pembuatan keputusan secara otoriter berarti segala masalah yang timbul dalam organisasi semata-mata di putuskan oleh pimpinan. Cara otoriter lebih bersifat subjective, hanya dilihat dari segi kepentingan diri sendiri, menimbulkan suasana tertekan bagi para bawahan, tidak ada jalur penampungan ide bawahan, para bawahan biasanya apatis hanya menanti perintah.

b.    Demokratis

Segala masalah yang timbul dalam organisasi akan diputuskan bersama antara atasan dan bawahan. Dengan kata lain, segala keputusan yang ada akan di musyawarahkan dan mengambil solusi terbaik dari ide-ide yang ada.

c.    Liberal

Segala masalah yang timbul dalam organisasi diserahkan kepada para bawahan. Biasanya mengakibatkan kekacauan, kesimpangsiuran, tidak ada keselarasan karena tergantung dari masing – masing individu yang memiliki pikiran serta kepentingan berbeda-beda. Biasanya setiap individu mencari enaknya sendiri, kurang memperhatikan kepentingan keseluruhan.

3.     Dasar pengambilan keputusan

Sangat menarik dan menolong di dalam pembahasan mengenai teori pengambilan keputusan dengan memperhatikan organisasi, perorangan, dan kelompok yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan dalam teori sistem.

Dalam teori ini, suatu sistem merupakan suatu set komponen yang tergabung bersama berdasarkan suatu bentuk hubungan tertentu. Komponen itu satu sama lain saling kait mengait dan membentuk suatu kesatuan yang utuh. Tingkah laku suatu sistem ditentukan oleh hubungan antar komponennya.

Suatu organisasi merupakan suatu contoh sistem tersebut yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Tingkah laku suatu organisasi, katakan suatu perusahaan, sangat tergantung pada tingkah laku komponen-komponennya dan ada hubungan dalam organisasi tersebut.

Sebagai contoh suatu perusahaan sebagai suatu organisasi akan mencapai suatu tujuan katakan jumlah penerimaan penjualan sebesar-besarnya (maksimum revenue). Setiap pimpinan sub-unit harus mengambil keputusan guna menunjang pencapaian tujuan tersebut. Informasi utama yang diperlukan ialah besarnya jumlah permintaan produk yang akan di produksi berdasarkan ramalan penjualan. Berdasarkan ramalan penjualan diwaktu yang akan datang, direktur produksi memutuskan memproduksi (melalui perencanaan) sejumlah yang diminta agar tidak terjadi produksi berlebih (over production) atau produksi rendah (under production). Setelah diketahui berapa jumlah produk yang harus diketahui berapa jumlah produk yang harus di produksi, dapat diputuskan dengan tepat berapa jumlah bahan mentah yang harus dibeli, berapa buah mesin di perlukan, berapa orang tenaga kerja yang harus ditambah (diputuskan oleh direktur personil), berapa jumlah dana yang dibutuhkan dan berapa yang harus di pinjam dari bank (diputuskan oleh direktur keuangan).

Jadi direktur produksi, personil, dan keuangan tidak boleh seenaknya membuat keputusan tentang berapa unit produk harus di produksi, berapa tenaga baru harus ditambah, dan berapa dana yang harus dipinjam dari bank. Semua keputusan yang dibuat oleh masing-masing kepala sub-unit harus terkait satu sama lain, agar tujuan perusahaan dapat tercapai.

Sistem itu terdiri dari beberapa tingkat (hirarki) yang berbeda. Pada hirarki yang paling bawah misalnya tingkatan seksi (sub-bagian), elemen-elemen pada sub-sistem tingkat bawah tersebut dapat dianggap sebagai suatu sistem yang berdiri sendiri. Misalnya : Desa merupakan hirarki yang terendah dari sistem pemerintahan. (perhatikan mulai dari Presiden sebagai kepala negara merupakan pimpinan tertinggi, kemudian Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, dan Kepala Desa pimpinan terendah). Desa, Kecamatan, Kabupaten, Propinsi, Negara, masing-masing mempunyai kepala yang bisa dianggap suatu sistem yang berdiri sendiri.

Dalam pengambilan keputusan, suatu desisi terdapat dalam suatu kerangka pikiran (framework of thought, mental environtment) dan kerangka daya upaya (framework of action, operational environtment).

Bagaimana struktur dan sistem daripada kerangka pengambilan keputusan tersebut tergantung dari :

a.      Posisi orang yang berwenang, berwajib, dan bertanggung jawab untuk mengambil desisi,

b.      Problema atau masalah yang dihadapi dan harus ditangani atau dipecahkan,

c.      Situasi dimana sipengambil desisi dan problema itu berada,

d.      Kondisi daripada si pengambil desisi, kekuatan dan kemampuan untuk menghadapi problema tersebut,

e.      Tujuan yang harus dicapai dengan pengambilan keputusan tersebut.

4.     Faktor – faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan

Proses pengambilan keputusan banyak di pengaruhi oleh faktor lingkungan dan perilaku manusia. Pengambilan keputusan yang berbeda mungkin akan memilih alternative yang berbeda dalam situasi yang sama karena adanya perbedaan nilai persepsi dan kepribadian.

1.    Faktor manusia

Faktor terpenting dalam pengambilan keputusan adalah faktor manusia, baik sebagai pemimpin, staffer, pelaksana, maupun pemakaian hasil (langganan, dan sebagainya).

Masalahnya adalah bahwa didalam kehidupan masyarakat dan organisasi modern diperlukan orang-orang yang sudah mampu menentukan sendiri apa yang harus di perbuat di dalam rangka kewajiban yang dia punyai dengan kata lain, makin pelik masalah yang dihadapi, makin diperlukan manusia yang maju dan modern untuk menanganinya. Manusia yang demikian itu adalah hasil pendidikan dan kesempatan untuk memperoleh pengalaman.

2.    Lingkungan

Pengambilan keputusan harus menghadapi 3 macam lingkungan. Dalam tiap lingkungan, pengetahuan tentang unsur mutlaknya berbeda.

a.    Pengambilan keputusan dalam kondisi yang pasti

Dalam lingkungan ini hanya ada 1 unsur mutlak yaitu, ada kepastian tentang masa depan. Lingkungan ini jarang terjadi, dan biasanya berhubungan dengan keputusan yang sangat rutin, melibatkan soal-soal yang sama dari waktu ke waktu. Tapi dalam situasi seperti itupun, masa depan tetap saja tidak dapat dipastikan secara sempurna.

b.    Pengambilan keputusan dalam kondisi ketidak pastian

Disini ada lebih dari 1 keadaan unsur mutlak, dan pengambilan keputusan tidak mempunya pengetahuan memadai mengenainya, bahkan untuk menentukan probabilitasnya sekalipun.

Dalam situasi ini ada 4 kriteria yang dapat digunakan untuk membuat keputusan, yaitu :

Ø  Kriteria maximax

Memilih alternative keputusan yang akan memaksimalkan hasil.

Ø  Kriteria maximin

Untuk memaximumkan hasil minimum, maka kita harus memilih yang terbaik dari hasil-hasil buruk

Ø  Kriteria realism

Kriteria batas tengah antara maximax dan maximin yaitu antar optimis dan pesimis. Jadi kita harus memilih suatu keputusan yang realistis antara 2 hal tersebut. Mana yang lebih baik untuk kita ambil, ditinjau dari baik buruknya, berhasil atau gagalnya, serta keuntungan dan kerugiannya.

c.    Pengambilan keputusan dalam kondisi penuh resiko

Dalam situasi ini ada lebih dari 1 unsur mutlak, tetapi pengambilan keputusan mempunya informasi yang akan membantu penentuan nilai probabilitas untuk masing-masing peristiwa mendatang.

3.    Posisi

Setiap orang, terlebih dalam masyarakat yang sudah maju, berada di dalam posisi atau kedudukan yang berubah-udah, satu sama lain tergantung dari apa atau siapa yang dia hadapi pada waktu itu.

Jadi, posisi kita selalu di tentukan oleh apa dan atau siapa yang kita hadapi.

Apa, siapa, itu merupakan bagian daripada lingkungan dimana kita berada pada suatu ketika.

Oleh karena itu, maka dapat pula dikatakan, bahwa posisi atau kedudukan seseorang itu selalu di tentukan oleh lingkungannya.

Hal tersebut perlu di sadari sepenuhnya oleh setiap orang yang menghadapi masalah pengambilan keputusan, jangan sampai salah tanggap dan salah berfikir. Oleh sebab orang yang terbiasa berkuasa dengan pangkat dan jabatan yang tertentu mempunya kecenderungan untuk membawa kebiasaan posisional itu kemana-mana, sehingga dapat menjadi tertawaan orang atau pertanyaan pihak-pihak yang tidak mau menerimanya.

Sebaliknya, adapula orang yang terbiasa menjadi bawahan yang tertekan, pada waktu berada didalam posisi untuk mengambil keputusan tidak berani berbuat apa-apa.

4.    Problema

Masalah adalah apa yang menjadi penghalang untuk mencapainya tujuan yang merupakan penyimpangan dari apa yang diharapkan, direncanakan, atau dikehendaki.

Problema tidak selalu dapat dikenali dengan segera. Ada yang memerlukan analisa, ada pula yang bahkan memerlukan riset tersendiri.

5.    Situasi

Situasi berada didalam keadaan pada umumnya, baik yang relevan (ada hubungan dengan kita beserta permasalahan) maupun yang tidak relevan.

Situasi adalah keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat.

Faktor-faktor tersebut ada yang konstan, tidak berubah-ubah, namun sebagian besar terdiri atas faktor-faktor variable yang tidak tetap keadaannya.

Diantara variable-variable itu ada yang dapat di perhitungkan, bahkan dapat dikendalikan, namun ada pula yang sama sekali diluar kekuasaan manusia untuk mengaturnya, misalnya : curah hujan, banjir, gempa bumi.

6.    Kondisi

Adalah keseluruhan daripada faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya berbuat, atau kemampuan kita.

Sebagian terbesar daripada faktor-faktor tersebut merupakan sumber-sumber daya atau resources.

Sumber-sumber daya itu, bahkan kondisi secara keseluruhan harus dikendalikan melalui management yang setepat-tepatnya.

Sebaliknya, sumber-sumber daya itu menentukan daya management kita, daya kita untuk merencanakan dan melakukan sesuatu serta mencapainya secara efektif.

7.    Tujuan

Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan individu, tujuan unit(kesatuan), tujuan organisasi, maupun tujuan usaha pada umumnya telah ditentukan sebelumnya.

Tujuan yang ditentukan dalam mengambil desisi adalah tujuan antara atau prapta atau objective.

Dalam kondisi serba pasti, mudah untuk menganalisis situasi dan membuat keputusan yang baik. Sebab kepastian melibatkan hanya 1 unsur mutlak sehingga pengambilan keputusan cukup mengambil hasil terbaik dalam 1 baris dan memilih alternative yang berkaitan dengan hasil tersebut.

Pada sebagian besar organisasi, kebanyakan pengambilan keputusan dilakukan melalui panitia, tim, satuan tugas, dan bentuk kelompok lainnya. Ini karena para manajer sering kali menghadapi situasi dimana mereka harus mencari dan mengkombinasikan pertimbangan dalam pertemuan kelompok. Hal ini terutama berlaku bagi masalah-masalah yang tidak di program, yang merupakan hal baru, dan sangat tidak pasti hasilnya. Pada kebanyakan organisasi, jarang ditemukan keputusan atas masalah semacam itu diambil oleh satu individu secara regular. Dengan semakin rumitnya masalah yang dihadapi perusahaan diperlukan pengetahuan khusus dalam banyak bidang, yang biasanya tidak dimiliki oleh satu orang. Persyaratan ini, ditambah dengan pernyataan bahwa keputusan oleh banyak unit diseluruh organisasi telah meningkatkan penerapan pendekatan kolektif dalam proses pengambilan keputusan. Bagi kebanyakan manajer, akibatnya adalah banyaknya waktu yang terbuang dalam berbagai rapat panitia dan pertemuan kelompok lainnya. Penelitian menunjukan bahwa banyak manajer yang menghabiskan 80% dari waktunya untuk menghadiri rapat panitia.

Contoh pengambilan keputusan oleh kelompok di sebuah perusahaan pengecer besar

Pengecer terkemuka J.C. Penney Company menerapkan pengambilan keputusan oleh kelompok ditingkat atas perusahaan. Sebuah panitia yang terdiri atas 14 manajer teras berdiskusi dan mengambil keputusan bagi berbagai masalah penting seperti perencanaan, seleksi manajerial, seleksi barang dagangan, dan hubungan masyarakat.

Para eksekutif di Penney percaya bahwa ada beberapa resiko dalam pengambilan keputusan oleh kelompok. Proses pengambilan keputusan oleh kelompok tersebut memerlukan waktu lebih lama, menyita waktu eksekutif, dan seringkali menghasilkan kompromi yang kurang sempurna. Para eksekutif juga percaya bahwa proses tadi dapat memecahkan berbagai masalah yang sangat sulit seperti bagaimana cara mengalokasi biaya di antara berbagai divisi, apa alternatif bauran yang harus dilakukan, dan bagaimana menggaji pimpinan di kantor pusat.

Pengambilan keputusan oleh kelompok juga dihargai karena dapat memperbaiki gambaran keuntungan perusahaan, melaksanakan pemakaian komputer secara cepat, dan mengurangi posisi staff yang berlebihan. Akhirnya, sediaan margin keuntungan, dan entusiasme menjadi lebih baik sebagai hasil pendekatan pengambilan keputusan oleh kelompok.

Pimpinan berharap dapat meneruskan penerapan pengambilan keputusan oleh kelompok. Semua keputusan penting sekarang diambil melalui panitia pimpinan. Nampaknya, di perusahaan J.C. Penney, “14 kepala lebih baik daripada 1 kepala”. **

5.     Implikasi manajerial dalam pengambilan keputusan

Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan prodiktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumberdaya yang ada. Dalam pengambilan keputusan, implikasi dapat dilakukan dengan cara :

1.    Brainstorming

Meningkatkan kreativitas dengan mendorong pengungkapan melalui diskusi yang tidak mengkritik.

2.    Proses Delphi

Meningkatkan kreatifitas dengan pertimbangan yang diajukan secara anonim atas gagasan guna mencapai keputusan konsensus.

3.    Teknik kelompok nominal

Meningkatkan kreatifitas dengan mengumpulkan orang bersama-sama dalam sebuah pertemuan yang sangat terstruktur yang tidak memperkenankan adanya banyak komunikasi verbal. Keputusan kelompok merupakan hasil pemungutan suara anggota yang dilakukan secara matematis.

Daftar Pustaka

Teknik Pengambilan Keputusan, Johannes Supranto, MA. Penerbit Rineka Cipta

Pengambilan Keputusan Secara Kuantitatif (Quantitative Approaches to Management), Richard I.Levin, David S. Rubin, Joel P. Stinson, Everette S. Gardner. Jr. RAJAWALI PERS Jakarta.

Organisasi Jilid 2, Gibson Ivancevich Donnelly, Penerbit Erlangga

Beberapa Pandangan Umum Tentang Pengambilan Keputusan (Decisions Making), Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo

Perilaku Organisasi Edisi Kedelapan, Stephen P. Robbins, PT. Prenhallindo, Jakarta.

Teori Organisasi Umum 2 Kelompok 3

Manajemen Waktu

Mata Kuliah Teori Organisasi Umum 2

Kelompok 3 :

2KA13

Erick Bashir	12112525
Kasman wicaksono	14112041
Maria Ulfa	14112431
Riri Rizabil
Rani Anggraeni	16112023
Rama Heriance

UNIVERSITAS GUNADARMA

2014

Kata Pengantar

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Manajemen Waktu” untuk mata kuliah Teori Organisasi Umum ini dengan tepat waktu. Pengembangan pembelajaran dari materi yang ada pada makalah bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan waktu yang kita miliki sehingga akan memberikan dampak yang positif bagi kita di kemudian hari.

Manajemen waktu yang baik sangatlah penting bagi hidup kita dan masa depan kita. Seperti yang penulis bahas dalam makalah ini, seluruh elemen dalam time management sangatlah berkaitan dengan satu dan lainnya. Dalam penulisan makalah ini pula, penyusun  banyak melakukan referensi dari berbagai sumber yang ada, sehingga hasil yang maksimal dapat dicapai.

Dalam penyusunan makalah ini, masih banyak kekurangannya. Untuk itu, penyusun mengharapkan kritik maupun saran demi perbaikan yang akan datang. Akhirnya penyusun mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan makalah ini.

Depok, Maret 2014

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1.     LATAR BELAKANG

Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Disini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline.

Letakkanlah aktifitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya.

Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.

Manajemen waktu bertujuan kepada produktifitas yang berarti rasio output dengan input. Tampak dan dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola waktu. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu.

Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.

2.     TUJUAN

a.         Mahasiswa mampu menjelaskan defenisi manajemen waktu

b.         Mahasiswa mampu menjelaskan jenis jenis manajemen waktu

c.         Mahasiswa mampu menjelaskan manfaat manajemen waktu

d.         Mahasiswa mampu menjelaskan langkah langkah manajemen waktu

e.         Mahasiswa mampu menjelaskan hal hal penting manajemen waktu

f.          Mahasiswa mampu menjelaskan hambatan manajemen waktu

g.         Mahasiswa mampu menjelaskan kiat kiat manajemen waktu

BAB II

PEMBAHASAN

1.    DEFINISI MANAJEMEN WAKTU

Kata Manajemen berasal dari bahasa perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur (wikipedia). Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Berdasarkan kamus umum Bahasa Indonesia, waktu adalah seluruh rangkaian saat ketika proses perbuatan atau keadaan berlangsung atau berada. Dari definisi tersebut, tentu kita dapat memahami bahwa, apabila membahas tentang waktu sebagai suatu rangkaian saat ketika proses berlangsung, maka berarti yang dibahas adalah suatu peristiwa atau kejadian yang lalu atau yang akan datang.

Manajemen waktu yang baik akan menghasilkan produktivitas yang  maksimal, memang akan sangat sulit untuk dapat memanfaatkan waktu dengan maksimal namun jika suatu aktivitas atau pekerjaan dilakukan dalam suatu target kerja maka mau tidak mau harus dikerjakan tepat waktu. Seseorang yang mengerjakan suatu kegiatan hanya berdasarkan pada pemenuhan atas suatu target maka akan merasakan beban kerja yang sangat berat karena akan merasa dikejar-kejar oleh waktu. Padahal hakikat waktu itu sendiri adalah suatu hal yang baik dimana waktu dimiliki oleh semua orang dengan bentuk yang sama serta dengan durasi yang sama juga. Tidak seorangpun yang dapat menghentikan waktu atau membuat waktu berulang. Jadi ada baiknya kita dapat memanfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya dengan melihat esensi waktu yang sama setiap orangnya maka untuk membuatnya berbeda adalah dengan pemanfaatan yang maksimal sehingga hasil yang didapat setiap orang pun berbeda-beda.

Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Disini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline. Letakkanlah aktifitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya.

Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi.Selain itu komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.

Singkatnya manajemen waktu merupakan suatu pengasetan, perkembangan, dan pengendalian yang berhubungan dengan apa yang kita kerjakan sehingga akan menghasilkan sesuatu yang maksimal. Entah dalam aktifitas kantor, rutinitas sehari-hari, di sekolah, kampus, ataupun untuk diri kita sendiri. Jadi semua yang kita lakukan sudah di set secara teratur oleh sebuah sistem yang terkendali.

2.    JENIS-JENIS WAKTU

a.         Waktu yang sulit diatur :

Hanya untuk memenuhi kebutuhan Primer : makan, istirahat, menjaga hubungan sosial dan kekeluargaan. Wktu ini tidak dapat digunakan untuk kepentingan-kepentingan lain, dan tingkat urgensinya tinggi untuk  menjaga keseimbangan hidup manusia. Penggunaan waktu ini harus bijaksana, tidak dapat dilebih-lebihkan ataupun disia-siakan.

b.         Waktu yang dapat diatur :

Waktu yang ditemukan dalam aktivitas kerja manusia dan sebagian dalam kehidupan pribadi manusia.Waktu jenis ini dibagi dua :

Ø  waktu-waktu prima ( waktu puncak), dimana semangat dan etos kerja tinggi, misalnya pada pukul 07.00 dan pukul 19.00

Ø  waktu – waktu lembah, dimana semangat dan etos kerja rendah, misalnya saat-saat akhir kerja seperti pukul 15.00 dan pukul 22.00

Tantangannya adalah bagaimana manusia dapat memanfaatkan waktu –waktu secara effektif. 

3.    MEMANFAATKAN WAKTU PUNCAK SECARA EFEKTIF

Mengerjakan tugas-tugas yang penting dan berat pada waktu puncak, karena pada saat ini semangat sedang tinggi dan kemampuan otak sedang baik. Dan jangan mengerjakan tugas-tugas ringan pada waktu puncak, karena tugas-tugas berat akan lebih sulit dikerjakan pada waktu lembah. Akibatnya pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik bahkan dapat tertunda hingga hari berikutnya.

4.    LANGKAH-LANGKAH MENGELOLA WAKTU

Kebiasaan mengatur atau mengelola waktu merupakan upaya untuk memanfaatkan waktu sekarang ini sebaik-baiknya. Kita mempunyai tujuan yang jelas, rencana dan prioritas utama, tetapi kita tidak mengelola saat-saat  sekarang ini dengan baik.

Kita tenggelam dalam  hal-hal yang menyebabkan waktu kita terbuang, sehingga menyebabkan tujuan-tujuan kita hilang dan prioritas tercampur aduk dan kita harus memulainya dari awal. Oleh karena itu kebiasaan mengatur waktu merupakan kebiasaan pribadi sukses terpenting.

5.    HAL HAL YANG PENTING  DALAM MENGELOLA WAKTU

ü  Mempelajari tujuan, rencana dan prioritas

ü  Membuat rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian

ü  Menentukan tingkat urgensinya

ü  Menentukan hal-hal yang dapat didelegasikan pada orang lain

ü  Melakukan prioritas ( yang terpenting ) dan yang paling dekat batas waktunya.

ü  Memberi tanda pada hal-hal yang telah selesai

ü  Memindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari berikutnya.

ü  Menyiapkan Tabel Kerja Harian

ü  Menyiapkan tabel kerja harian di awal atau di akhir hari sebelumnya.

ü  Membuat tabel yang praktis, agar mudah dibawa

ü  Tabel berisi seluruh tugas dan aktivitas yang harus diselesaikan hari iitu.

ü  Alokasi waktu sesuai dengan skala prioritas. Dua puluh persen  tabel terlaksana dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan.

ü  Padukan aktivitas yang serupa

ü  Alokasikan waktu khusus untuk setiap tugas.

ü  Mengkaji lagi tugas-tugas harian, dan menghapus tugas-tugas yang tidak penting.

ü  Membuat rencana kerja yang fleksibel , sisakan waktu untuk tugas-tugas darurat.

ü  Alokasikan waktu istirahat dan santai untuk diri sendiri, keluarga dan teman –teman.

ü  Komitmen pada tabel harian anda, jangan menyimpang darinya, bisa diubah sedikit sesuai situasi.

6.    HAMBATAN DALAM MANAJEMEN WAKTU

ü  Mendahulukan pekerjaan yang dicintai, baru kemudian mengerjakan pekerjaan yang kurang diminati.

ü  Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang suli

ü  Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya, sebelum menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan waktu yang lama.

ü  Mendahulukan pekerjaan darurat / mendesak, sebelum meyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang penting.

ü  Melakukan aktivitas yang dapat mendekatkan mereka pada tujuan atau  mendatangkan kemaslahatan bagi diri mereka.

ü  Menunggu batas waktu ( mepet ) untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

ü  Skala prioritas disusun tidak berdasarkan kepentingannya, tetapi berdasarkan urutannya.

ü  Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa.

7.    WAKTU YANG TERBUANG

1. Waktu yang sulit diatur :

Ø  Terbuang karena faktor internal.

Hitunglah berapa banyak waktu kita untuk : makan, nonton TV, baca Koran, berbicara panjang lebar ditelepon, mengendarai mobil / motor ke kampus, dan masih banyak lagi. Tentu banyak sekali bukan.

Ø  Terbuang karena faktor eksternal :

Hitunglah berapa banyak waktu anda untuk : menerima tamu, menghadiri undangan, begadang sama teman-teman, kegiatan social lainnya yang sangat banyak menyita waktu kita.

2. Waktu yang dapat diatur :

Ø  Terbuang karena faktor internal : melamun, membaca Koran, berkirim sms berkepanjangan, telepon berlama-lama, browsing internet di sela waktu kerja.

Ø  Terbuang karena faktor eksternal : Pembicaraan yang tidak bertujuan bersama teman-teman, menghadiri rapat organisasi kemahasiswaan mendadak, kedatangan tamu.

8.     MENGHINDARI TERBUANGNYA WAKTU

Dalam kehidupan kita, ada saja hal-hal yang mendesak, yang muncul yang membuat rencana kerja kita menjadi berantakan, misalnya  mendadak kita sakit atau  memdadak dosen sakit  sehingga waktu kuliah hari itu kosong. Apa yang kita lakukan supaya waktu kita tidak terbuang percuma? Untuk mengantisipasi hal-hal tersebut, perlu langkah-langkah sebagai berikut :

a.    Evaluasi kembali tujuan, rencana dan prioritas anda

Tujuan jangka panjang yang diwujudkan secara bertahap melalui tuuan-tujuan jangka pendek harus dievaluasi, termasuk skala prioritas yang sudah ditetapkan

b.    Letakkan tujuan dalam rencana periodik atau program kerja

Tentukan tanggal-tanggal pelaksanaan masing-masing pekerjaan dan tugas mencakup waktu mulai dan batas akhir, sehingga mempermudah pencapaian tujuan anda.

c.    Buat daftar pekerjaan harian

Membuat daftar tabel kerja harian seperti pada langkah-langkah mengelola waktu

d.    Tutup semua hal yang dapat memalingkan anda dari tujuan-tujuan tsb.

Anda harus dapat mengatur waktu untuk menyelesaikan pekerjaan pada waktu-waktu puncak, jangan ditunda-tunda. Dengan menunda-nunda anda akan mengacaukan pencapaian tujuan anda dan mengantar anda pada kegagalan.

e.    Manfaatkanlah waktu luang

Sebaiknya anda elalu siap mengantisipasi terjadinya kehilangan waktu seperti mengerjakan hal-hal yang bermanfaat.

f.     Jangan selalu pasrah pada hal-hal yang bersifat mendesak

Untuk mengantisipasinya, anda sebaiknya menganalisis apakah tugas mendesak itu penting sekali, penting atau tidak penting.

9.    KIAT MANAJEMEN WAKTU

Bagi siapapun, melakukan manajemen waktu secara bijak amat penting. Bila kita melewatkan janji penting dan tenggat waktu, tak ayal ini bakal mengganggu alur karir dan kehidupan sosial kita. Buntutnya, timbul rasa bersalah, frustrasi, dan perasaan buruk lain. Berikut tips manajemen waktu yang tepat dari George Mason University.

a.    Lakukan survei waktu pribadi.

Untuk mulai mengatur waktu, kita harus tahu pasti bagaimana kitaa menggunakan waktu. Survei waktu akan membantu kitaa memperkirakan berapa banyak waktu yang telah kita habiskan dalam aktivitas tertentu. Untuk memperoleh perkiraan akurat, kita dapat melihat waktu yang telah dihabiskan selama satu minggu.

b.    Perhatikan jadwal harian.

Ada beragam jadwal waktu yang sesuai dengan kepribadian kita. Begitu kita memutuskan satu gaya tertentu, langkah berikut adalah membentuknya. Yang paling baik sisakan sedikit waktu untuk istirahat pada tiap jam, sedangkan setengah jam lainnya disiapkan untuk jadwal yang benar-benar padat.

c.    Jangan menjadi perfeksionis.

Berusahalah agar menjadi orang sempurna yang siap menghadapi kekalahan. Tidak ada orang yang sempurna. Kita butuh tujuan yang dapat dicapai dengan kemampuan yang ada. Tugas-tugas sulit biasanya berakhir dengan penolakan dan penundaan

d.    Belajarlah berkata tidak.

Misalnya, teman dekat mengajak jalan-jalan. Sebenarnya, kita tidak tertarik. Tapi, kita tidak sampai hati mengecewakan orang. Berkata tidak dengan sopan selayaknya menjadi kebiasaan.

e.    Belajar menentukan prioritas.

Sangat penting melakukan prioritas pada tanggung jawab dan kesepakatan yang telah dicapai. Orang-orang yang tidak tahu bagaimana melakukan prioritas bakal menjadi orang yang gemar menunda-nunda pekerjaan.

f.     Gabungkan sejumlah aktivitas.

Bila memungkinkan, gabungkan sejumlah aktivitas dalam satu waktu. Ketika dalam perjalanan, baca catatan-catatan penting. Banyak cara untuk memadukan aktivitas, tapi yang penting adalah berusaha agar selalu kreatif.

g.    Adaptasi diri.

Setelah penjadwalan sukses dilakukan, maka tinggal Anda berusaha keras untuk menyesuaikan diri. Namun, yang paling penting adalah bagaimana agar upaya ini dapat berhasil untuk Anda. Jadwal waktu yang tidak jujur dan jadwal kegiatan pribadi bukan jadwal waktu yang tepat.

Daftar Pustaka

“ Manajemen Waktu”  http://www.inspirasiku.blogspot.com
“ Manajemen Waktu Menurut Para Ahli”   http://personality.blogspot.com
“ Manajemen Waktu Dalam Kehidupan” http://www.fadlilutfi.wordpress.com