Teori Organisasi Umum 2 Kelompok 3

Dasar Pengambilan Keputusan

Mata Kuliah Teori Organisasi Umum 2

Kelompok 3 :

2KA13

Erick Bashir	12112525
Kasman wicaksono	14112041
Maria Ulfa	14112431
Riri Rizabil
Rani Anggraeni	16112023
Rama Heriance

UNIVERSITAS GUNADARMA

2014

Kata Pengantar

Rasa syukur yang dalam kami sampaikan ke hadiran Tuhan Yang Maha Pemurah, karena berkat kemurahanNya makalah ini dapat kami selesaikan sesuai yang diharapkan. Dalam makalah ini kami membahas “Dasar Pengambilan Keputusan”, suatu permasalahan yang selalu dialami setiap individu yang berada dalam organisasi maupun dalam perusahaan.

Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman masalah pengambilan keputusan entah dalam individu maupun kelompok yang sangat diperlukan dan penting untuk mencapai suatu hasil yang maksimal.

Hal ini perlu kita pelajari dan kita pahami karena jika kita ingin terjun dalam dunia bisnis, kita tidak akan menjalankan suatu usaha itu sendiri, apalagi jika kita ingin berkecimpung dalam dunia corporation yang cukup besar. Masalah yang kita hadapi juga bukan yang kecil semata, bisa saja kita mendapatkan masalah yang kompleks dan membutuhkan berbagai pihak untuk memecahkannya, sehingga mendapatkan solusi yang efektif.

Tentunya ada hal-hal yang ingin kami berikan kepada pembaca dari hasil makalah ini. Karena itu kami berharap semoga makalah ini dapat menjadi sesuatu yang berguna bagi kita bersama. Terimakasih

Depok, Maret 2014

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1.    Latar Belakang

Pembuatan keputusan dalam organisasi menempati posisi strategis. Proses dan teknik pembuatan keputusan yang benar akan mengarahkan organisasi pada jalur yang tepat dalam mencapai tujuannya. Oleh karenanya pembuatan keputusan juga harus memperhatikan dimensi hubungan manusiawi. Pembuatan keputusan berhubungan dengan masalah. Suatu masalah muncul karena keadaan sebenarnya berbeda dengan yang diharapkan. Dalam banyak hal, masalah mungkin adalah peluang yang tersembunyi. Proses penemuan masalah sering kali informal dan intuitif.

2.    Tujuan

Tujuan penulisan ini adalah agar setiap pemimpin dalam organisasi bahkan setiap orang dapat mengetahui bagaimana cara mengambil keputusan yang baik dan tidak berselisih paham dengan pihak lain atau tidak merugikan pihak lain sehingga keputusan yang diambil akan menjadi efektif untuk kepentingan bersama.

3.    Rumusan Masalah

Dalam tulisan ini akan membahas tentang definisi dan dasar pengambilan keputusan, jenis-jenis keputusan organisasi, dan faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan, serta implikasi manajerial yang berlaku dalam pengambilan keputusan

BAB II

PEMBAHASAN

1.     Definisi pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan merupakan proses fundamental di dalam organisasi dimana para manajer mengambil keputusan berdasarkan informasi (komunikasi) yang mereka terima melalui struktur organisasi dan perilaku para individu dan kelompok di dalamnya.

Pengambilan keputusan membedakan para manajer dari non manajer. Mutu keputusan yang di ambil juga menentukan keefektifan mereka sebagai manajer.

Keputusan dapat di klasifikasikan sebagai keputusan yang di program dan keputusan yang tidak di program tergantung terhadap jenis masalahnya. Kebanyakan keputusan yang di program harus diambil di tingkat pertama organisasi, sedangkan keputusan yang tidak di program sebagian besar harus di ambil oleh pimpinan teras.

Pengambilan keputusan tidak boleh dianggap sebagai tujuan, melainkan sebagai cara untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Keputusan merupakan tanggapan organisasi terhadap masalah.

2.     Jenis – jenis keputusan organisasi :

a.    Otoriter

Pembuatan keputusan secara otoriter berarti segala masalah yang timbul dalam organisasi semata-mata di putuskan oleh pimpinan. Cara otoriter lebih bersifat subjective, hanya dilihat dari segi kepentingan diri sendiri, menimbulkan suasana tertekan bagi para bawahan, tidak ada jalur penampungan ide bawahan, para bawahan biasanya apatis hanya menanti perintah.

b.    Demokratis

Segala masalah yang timbul dalam organisasi akan diputuskan bersama antara atasan dan bawahan. Dengan kata lain, segala keputusan yang ada akan di musyawarahkan dan mengambil solusi terbaik dari ide-ide yang ada.

c.    Liberal

Segala masalah yang timbul dalam organisasi diserahkan kepada para bawahan. Biasanya mengakibatkan kekacauan, kesimpangsiuran, tidak ada keselarasan karena tergantung dari masing – masing individu yang memiliki pikiran serta kepentingan berbeda-beda. Biasanya setiap individu mencari enaknya sendiri, kurang memperhatikan kepentingan keseluruhan.

3.     Dasar pengambilan keputusan

Sangat menarik dan menolong di dalam pembahasan mengenai teori pengambilan keputusan dengan memperhatikan organisasi, perorangan, dan kelompok yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan dalam teori sistem.

Dalam teori ini, suatu sistem merupakan suatu set komponen yang tergabung bersama berdasarkan suatu bentuk hubungan tertentu. Komponen itu satu sama lain saling kait mengait dan membentuk suatu kesatuan yang utuh. Tingkah laku suatu sistem ditentukan oleh hubungan antar komponennya.

Suatu organisasi merupakan suatu contoh sistem tersebut yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Tingkah laku suatu organisasi, katakan suatu perusahaan, sangat tergantung pada tingkah laku komponen-komponennya dan ada hubungan dalam organisasi tersebut.

Sebagai contoh suatu perusahaan sebagai suatu organisasi akan mencapai suatu tujuan katakan jumlah penerimaan penjualan sebesar-besarnya (maksimum revenue). Setiap pimpinan sub-unit harus mengambil keputusan guna menunjang pencapaian tujuan tersebut. Informasi utama yang diperlukan ialah besarnya jumlah permintaan produk yang akan di produksi berdasarkan ramalan penjualan. Berdasarkan ramalan penjualan diwaktu yang akan datang, direktur produksi memutuskan memproduksi (melalui perencanaan) sejumlah yang diminta agar tidak terjadi produksi berlebih (over production) atau produksi rendah (under production). Setelah diketahui berapa jumlah produk yang harus diketahui berapa jumlah produk yang harus di produksi, dapat diputuskan dengan tepat berapa jumlah bahan mentah yang harus dibeli, berapa buah mesin di perlukan, berapa orang tenaga kerja yang harus ditambah (diputuskan oleh direktur personil), berapa jumlah dana yang dibutuhkan dan berapa yang harus di pinjam dari bank (diputuskan oleh direktur keuangan).

Jadi direktur produksi, personil, dan keuangan tidak boleh seenaknya membuat keputusan tentang berapa unit produk harus di produksi, berapa tenaga baru harus ditambah, dan berapa dana yang harus dipinjam dari bank. Semua keputusan yang dibuat oleh masing-masing kepala sub-unit harus terkait satu sama lain, agar tujuan perusahaan dapat tercapai.

Sistem itu terdiri dari beberapa tingkat (hirarki) yang berbeda. Pada hirarki yang paling bawah misalnya tingkatan seksi (sub-bagian), elemen-elemen pada sub-sistem tingkat bawah tersebut dapat dianggap sebagai suatu sistem yang berdiri sendiri. Misalnya : Desa merupakan hirarki yang terendah dari sistem pemerintahan. (perhatikan mulai dari Presiden sebagai kepala negara merupakan pimpinan tertinggi, kemudian Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, dan Kepala Desa pimpinan terendah). Desa, Kecamatan, Kabupaten, Propinsi, Negara, masing-masing mempunyai kepala yang bisa dianggap suatu sistem yang berdiri sendiri.

Dalam pengambilan keputusan, suatu desisi terdapat dalam suatu kerangka pikiran (framework of thought, mental environtment) dan kerangka daya upaya (framework of action, operational environtment).

Bagaimana struktur dan sistem daripada kerangka pengambilan keputusan tersebut tergantung dari :

a.      Posisi orang yang berwenang, berwajib, dan bertanggung jawab untuk mengambil desisi,

b.      Problema atau masalah yang dihadapi dan harus ditangani atau dipecahkan,

c.      Situasi dimana sipengambil desisi dan problema itu berada,

d.      Kondisi daripada si pengambil desisi, kekuatan dan kemampuan untuk menghadapi problema tersebut,

e.      Tujuan yang harus dicapai dengan pengambilan keputusan tersebut.

4.     Faktor – faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan

Proses pengambilan keputusan banyak di pengaruhi oleh faktor lingkungan dan perilaku manusia. Pengambilan keputusan yang berbeda mungkin akan memilih alternative yang berbeda dalam situasi yang sama karena adanya perbedaan nilai persepsi dan kepribadian.

1.    Faktor manusia

Faktor terpenting dalam pengambilan keputusan adalah faktor manusia, baik sebagai pemimpin, staffer, pelaksana, maupun pemakaian hasil (langganan, dan sebagainya).

Masalahnya adalah bahwa didalam kehidupan masyarakat dan organisasi modern diperlukan orang-orang yang sudah mampu menentukan sendiri apa yang harus di perbuat di dalam rangka kewajiban yang dia punyai dengan kata lain, makin pelik masalah yang dihadapi, makin diperlukan manusia yang maju dan modern untuk menanganinya. Manusia yang demikian itu adalah hasil pendidikan dan kesempatan untuk memperoleh pengalaman.

2.    Lingkungan

Pengambilan keputusan harus menghadapi 3 macam lingkungan. Dalam tiap lingkungan, pengetahuan tentang unsur mutlaknya berbeda.

a.    Pengambilan keputusan dalam kondisi yang pasti

Dalam lingkungan ini hanya ada 1 unsur mutlak yaitu, ada kepastian tentang masa depan. Lingkungan ini jarang terjadi, dan biasanya berhubungan dengan keputusan yang sangat rutin, melibatkan soal-soal yang sama dari waktu ke waktu. Tapi dalam situasi seperti itupun, masa depan tetap saja tidak dapat dipastikan secara sempurna.

b.    Pengambilan keputusan dalam kondisi ketidak pastian

Disini ada lebih dari 1 keadaan unsur mutlak, dan pengambilan keputusan tidak mempunya pengetahuan memadai mengenainya, bahkan untuk menentukan probabilitasnya sekalipun.

Dalam situasi ini ada 4 kriteria yang dapat digunakan untuk membuat keputusan, yaitu :

Ø  Kriteria maximax

Memilih alternative keputusan yang akan memaksimalkan hasil.

Ø  Kriteria maximin

Untuk memaximumkan hasil minimum, maka kita harus memilih yang terbaik dari hasil-hasil buruk

Ø  Kriteria realism

Kriteria batas tengah antara maximax dan maximin yaitu antar optimis dan pesimis. Jadi kita harus memilih suatu keputusan yang realistis antara 2 hal tersebut. Mana yang lebih baik untuk kita ambil, ditinjau dari baik buruknya, berhasil atau gagalnya, serta keuntungan dan kerugiannya.

c.    Pengambilan keputusan dalam kondisi penuh resiko

Dalam situasi ini ada lebih dari 1 unsur mutlak, tetapi pengambilan keputusan mempunya informasi yang akan membantu penentuan nilai probabilitas untuk masing-masing peristiwa mendatang.

3.    Posisi

Setiap orang, terlebih dalam masyarakat yang sudah maju, berada di dalam posisi atau kedudukan yang berubah-udah, satu sama lain tergantung dari apa atau siapa yang dia hadapi pada waktu itu.

Jadi, posisi kita selalu di tentukan oleh apa dan atau siapa yang kita hadapi.

Apa, siapa, itu merupakan bagian daripada lingkungan dimana kita berada pada suatu ketika.

Oleh karena itu, maka dapat pula dikatakan, bahwa posisi atau kedudukan seseorang itu selalu di tentukan oleh lingkungannya.

Hal tersebut perlu di sadari sepenuhnya oleh setiap orang yang menghadapi masalah pengambilan keputusan, jangan sampai salah tanggap dan salah berfikir. Oleh sebab orang yang terbiasa berkuasa dengan pangkat dan jabatan yang tertentu mempunya kecenderungan untuk membawa kebiasaan posisional itu kemana-mana, sehingga dapat menjadi tertawaan orang atau pertanyaan pihak-pihak yang tidak mau menerimanya.

Sebaliknya, adapula orang yang terbiasa menjadi bawahan yang tertekan, pada waktu berada didalam posisi untuk mengambil keputusan tidak berani berbuat apa-apa.

4.    Problema

Masalah adalah apa yang menjadi penghalang untuk mencapainya tujuan yang merupakan penyimpangan dari apa yang diharapkan, direncanakan, atau dikehendaki.

Problema tidak selalu dapat dikenali dengan segera. Ada yang memerlukan analisa, ada pula yang bahkan memerlukan riset tersendiri.

5.    Situasi

Situasi berada didalam keadaan pada umumnya, baik yang relevan (ada hubungan dengan kita beserta permasalahan) maupun yang tidak relevan.

Situasi adalah keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat.

Faktor-faktor tersebut ada yang konstan, tidak berubah-ubah, namun sebagian besar terdiri atas faktor-faktor variable yang tidak tetap keadaannya.

Diantara variable-variable itu ada yang dapat di perhitungkan, bahkan dapat dikendalikan, namun ada pula yang sama sekali diluar kekuasaan manusia untuk mengaturnya, misalnya : curah hujan, banjir, gempa bumi.

6.    Kondisi

Adalah keseluruhan daripada faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya berbuat, atau kemampuan kita.

Sebagian terbesar daripada faktor-faktor tersebut merupakan sumber-sumber daya atau resources.

Sumber-sumber daya itu, bahkan kondisi secara keseluruhan harus dikendalikan melalui management yang setepat-tepatnya.

Sebaliknya, sumber-sumber daya itu menentukan daya management kita, daya kita untuk merencanakan dan melakukan sesuatu serta mencapainya secara efektif.

7.    Tujuan

Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan individu, tujuan unit(kesatuan), tujuan organisasi, maupun tujuan usaha pada umumnya telah ditentukan sebelumnya.

Tujuan yang ditentukan dalam mengambil desisi adalah tujuan antara atau prapta atau objective.

Dalam kondisi serba pasti, mudah untuk menganalisis situasi dan membuat keputusan yang baik. Sebab kepastian melibatkan hanya 1 unsur mutlak sehingga pengambilan keputusan cukup mengambil hasil terbaik dalam 1 baris dan memilih alternative yang berkaitan dengan hasil tersebut.

Pada sebagian besar organisasi, kebanyakan pengambilan keputusan dilakukan melalui panitia, tim, satuan tugas, dan bentuk kelompok lainnya. Ini karena para manajer sering kali menghadapi situasi dimana mereka harus mencari dan mengkombinasikan pertimbangan dalam pertemuan kelompok. Hal ini terutama berlaku bagi masalah-masalah yang tidak di program, yang merupakan hal baru, dan sangat tidak pasti hasilnya. Pada kebanyakan organisasi, jarang ditemukan keputusan atas masalah semacam itu diambil oleh satu individu secara regular. Dengan semakin rumitnya masalah yang dihadapi perusahaan diperlukan pengetahuan khusus dalam banyak bidang, yang biasanya tidak dimiliki oleh satu orang. Persyaratan ini, ditambah dengan pernyataan bahwa keputusan oleh banyak unit diseluruh organisasi telah meningkatkan penerapan pendekatan kolektif dalam proses pengambilan keputusan. Bagi kebanyakan manajer, akibatnya adalah banyaknya waktu yang terbuang dalam berbagai rapat panitia dan pertemuan kelompok lainnya. Penelitian menunjukan bahwa banyak manajer yang menghabiskan 80% dari waktunya untuk menghadiri rapat panitia.

Contoh pengambilan keputusan oleh kelompok di sebuah perusahaan pengecer besar

Pengecer terkemuka J.C. Penney Company menerapkan pengambilan keputusan oleh kelompok ditingkat atas perusahaan. Sebuah panitia yang terdiri atas 14 manajer teras berdiskusi dan mengambil keputusan bagi berbagai masalah penting seperti perencanaan, seleksi manajerial, seleksi barang dagangan, dan hubungan masyarakat.

Para eksekutif di Penney percaya bahwa ada beberapa resiko dalam pengambilan keputusan oleh kelompok. Proses pengambilan keputusan oleh kelompok tersebut memerlukan waktu lebih lama, menyita waktu eksekutif, dan seringkali menghasilkan kompromi yang kurang sempurna. Para eksekutif juga percaya bahwa proses tadi dapat memecahkan berbagai masalah yang sangat sulit seperti bagaimana cara mengalokasi biaya di antara berbagai divisi, apa alternatif bauran yang harus dilakukan, dan bagaimana menggaji pimpinan di kantor pusat.

Pengambilan keputusan oleh kelompok juga dihargai karena dapat memperbaiki gambaran keuntungan perusahaan, melaksanakan pemakaian komputer secara cepat, dan mengurangi posisi staff yang berlebihan. Akhirnya, sediaan margin keuntungan, dan entusiasme menjadi lebih baik sebagai hasil pendekatan pengambilan keputusan oleh kelompok.

Pimpinan berharap dapat meneruskan penerapan pengambilan keputusan oleh kelompok. Semua keputusan penting sekarang diambil melalui panitia pimpinan. Nampaknya, di perusahaan J.C. Penney, “14 kepala lebih baik daripada 1 kepala”. **

5.     Implikasi manajerial dalam pengambilan keputusan

Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan prodiktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumberdaya yang ada. Dalam pengambilan keputusan, implikasi dapat dilakukan dengan cara :

1.    Brainstorming

Meningkatkan kreativitas dengan mendorong pengungkapan melalui diskusi yang tidak mengkritik.

2.    Proses Delphi

Meningkatkan kreatifitas dengan pertimbangan yang diajukan secara anonim atas gagasan guna mencapai keputusan konsensus.

3.    Teknik kelompok nominal

Meningkatkan kreatifitas dengan mengumpulkan orang bersama-sama dalam sebuah pertemuan yang sangat terstruktur yang tidak memperkenankan adanya banyak komunikasi verbal. Keputusan kelompok merupakan hasil pemungutan suara anggota yang dilakukan secara matematis.

Daftar Pustaka

Teknik Pengambilan Keputusan, Johannes Supranto, MA. Penerbit Rineka Cipta

Pengambilan Keputusan Secara Kuantitatif (Quantitative Approaches to Management), Richard I.Levin, David S. Rubin, Joel P. Stinson, Everette S. Gardner. Jr. RAJAWALI PERS Jakarta.

Organisasi Jilid 2, Gibson Ivancevich Donnelly, Penerbit Erlangga

Beberapa Pandangan Umum Tentang Pengambilan Keputusan (Decisions Making), Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo

Perilaku Organisasi Edisi Kedelapan, Stephen P. Robbins, PT. Prenhallindo, Jakarta.