Teori Organisasi Umum 2 Kelompok 3

Manajemen Waktu

Mata Kuliah Teori Organisasi Umum 2

Kelompok 3 :

2KA13

Erick Bashir	12112525
Kasman wicaksono	14112041
Maria Ulfa	14112431
Riri Rizabil
Rani Anggraeni	16112023
Rama Heriance

UNIVERSITAS GUNADARMA

2014

Kata Pengantar

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Manajemen Waktu” untuk mata kuliah Teori Organisasi Umum ini dengan tepat waktu. Pengembangan pembelajaran dari materi yang ada pada makalah bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan waktu yang kita miliki sehingga akan memberikan dampak yang positif bagi kita di kemudian hari.

Manajemen waktu yang baik sangatlah penting bagi hidup kita dan masa depan kita. Seperti yang penulis bahas dalam makalah ini, seluruh elemen dalam time management sangatlah berkaitan dengan satu dan lainnya. Dalam penulisan makalah ini pula, penyusun  banyak melakukan referensi dari berbagai sumber yang ada, sehingga hasil yang maksimal dapat dicapai.

Dalam penyusunan makalah ini, masih banyak kekurangannya. Untuk itu, penyusun mengharapkan kritik maupun saran demi perbaikan yang akan datang. Akhirnya penyusun mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan makalah ini.

Depok, Maret 2014

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1.     LATAR BELAKANG

Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Disini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline.

Letakkanlah aktifitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya.

Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.

Manajemen waktu bertujuan kepada produktifitas yang berarti rasio output dengan input. Tampak dan dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola waktu. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu.

Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.

2.     TUJUAN

a.         Mahasiswa mampu menjelaskan defenisi manajemen waktu

b.         Mahasiswa mampu menjelaskan jenis jenis manajemen waktu

c.         Mahasiswa mampu menjelaskan manfaat manajemen waktu

d.         Mahasiswa mampu menjelaskan langkah langkah manajemen waktu

e.         Mahasiswa mampu menjelaskan hal hal penting manajemen waktu

f.          Mahasiswa mampu menjelaskan hambatan manajemen waktu

g.         Mahasiswa mampu menjelaskan kiat kiat manajemen waktu

BAB II

PEMBAHASAN

1.    DEFINISI MANAJEMEN WAKTU

Kata Manajemen berasal dari bahasa perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur (wikipedia). Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Berdasarkan kamus umum Bahasa Indonesia, waktu adalah seluruh rangkaian saat ketika proses perbuatan atau keadaan berlangsung atau berada. Dari definisi tersebut, tentu kita dapat memahami bahwa, apabila membahas tentang waktu sebagai suatu rangkaian saat ketika proses berlangsung, maka berarti yang dibahas adalah suatu peristiwa atau kejadian yang lalu atau yang akan datang.

Manajemen waktu yang baik akan menghasilkan produktivitas yang  maksimal, memang akan sangat sulit untuk dapat memanfaatkan waktu dengan maksimal namun jika suatu aktivitas atau pekerjaan dilakukan dalam suatu target kerja maka mau tidak mau harus dikerjakan tepat waktu. Seseorang yang mengerjakan suatu kegiatan hanya berdasarkan pada pemenuhan atas suatu target maka akan merasakan beban kerja yang sangat berat karena akan merasa dikejar-kejar oleh waktu. Padahal hakikat waktu itu sendiri adalah suatu hal yang baik dimana waktu dimiliki oleh semua orang dengan bentuk yang sama serta dengan durasi yang sama juga. Tidak seorangpun yang dapat menghentikan waktu atau membuat waktu berulang. Jadi ada baiknya kita dapat memanfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya dengan melihat esensi waktu yang sama setiap orangnya maka untuk membuatnya berbeda adalah dengan pemanfaatan yang maksimal sehingga hasil yang didapat setiap orang pun berbeda-beda.

Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Disini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline. Letakkanlah aktifitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya.

Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi.Selain itu komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.

Singkatnya manajemen waktu merupakan suatu pengasetan, perkembangan, dan pengendalian yang berhubungan dengan apa yang kita kerjakan sehingga akan menghasilkan sesuatu yang maksimal. Entah dalam aktifitas kantor, rutinitas sehari-hari, di sekolah, kampus, ataupun untuk diri kita sendiri. Jadi semua yang kita lakukan sudah di set secara teratur oleh sebuah sistem yang terkendali.

2.    JENIS-JENIS WAKTU

a.         Waktu yang sulit diatur :

Hanya untuk memenuhi kebutuhan Primer : makan, istirahat, menjaga hubungan sosial dan kekeluargaan. Wktu ini tidak dapat digunakan untuk kepentingan-kepentingan lain, dan tingkat urgensinya tinggi untuk  menjaga keseimbangan hidup manusia. Penggunaan waktu ini harus bijaksana, tidak dapat dilebih-lebihkan ataupun disia-siakan.

b.         Waktu yang dapat diatur :

Waktu yang ditemukan dalam aktivitas kerja manusia dan sebagian dalam kehidupan pribadi manusia.Waktu jenis ini dibagi dua :

Ø  waktu-waktu prima ( waktu puncak), dimana semangat dan etos kerja tinggi, misalnya pada pukul 07.00 dan pukul 19.00

Ø  waktu – waktu lembah, dimana semangat dan etos kerja rendah, misalnya saat-saat akhir kerja seperti pukul 15.00 dan pukul 22.00

Tantangannya adalah bagaimana manusia dapat memanfaatkan waktu –waktu secara effektif. 

3.    MEMANFAATKAN WAKTU PUNCAK SECARA EFEKTIF

Mengerjakan tugas-tugas yang penting dan berat pada waktu puncak, karena pada saat ini semangat sedang tinggi dan kemampuan otak sedang baik. Dan jangan mengerjakan tugas-tugas ringan pada waktu puncak, karena tugas-tugas berat akan lebih sulit dikerjakan pada waktu lembah. Akibatnya pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik bahkan dapat tertunda hingga hari berikutnya.

4.    LANGKAH-LANGKAH MENGELOLA WAKTU

Kebiasaan mengatur atau mengelola waktu merupakan upaya untuk memanfaatkan waktu sekarang ini sebaik-baiknya. Kita mempunyai tujuan yang jelas, rencana dan prioritas utama, tetapi kita tidak mengelola saat-saat  sekarang ini dengan baik.

Kita tenggelam dalam  hal-hal yang menyebabkan waktu kita terbuang, sehingga menyebabkan tujuan-tujuan kita hilang dan prioritas tercampur aduk dan kita harus memulainya dari awal. Oleh karena itu kebiasaan mengatur waktu merupakan kebiasaan pribadi sukses terpenting.

5.    HAL HAL YANG PENTING  DALAM MENGELOLA WAKTU

ü  Mempelajari tujuan, rencana dan prioritas

ü  Membuat rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian

ü  Menentukan tingkat urgensinya

ü  Menentukan hal-hal yang dapat didelegasikan pada orang lain

ü  Melakukan prioritas ( yang terpenting ) dan yang paling dekat batas waktunya.

ü  Memberi tanda pada hal-hal yang telah selesai

ü  Memindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari berikutnya.

ü  Menyiapkan Tabel Kerja Harian

ü  Menyiapkan tabel kerja harian di awal atau di akhir hari sebelumnya.

ü  Membuat tabel yang praktis, agar mudah dibawa

ü  Tabel berisi seluruh tugas dan aktivitas yang harus diselesaikan hari iitu.

ü  Alokasi waktu sesuai dengan skala prioritas. Dua puluh persen  tabel terlaksana dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan.

ü  Padukan aktivitas yang serupa

ü  Alokasikan waktu khusus untuk setiap tugas.

ü  Mengkaji lagi tugas-tugas harian, dan menghapus tugas-tugas yang tidak penting.

ü  Membuat rencana kerja yang fleksibel , sisakan waktu untuk tugas-tugas darurat.

ü  Alokasikan waktu istirahat dan santai untuk diri sendiri, keluarga dan teman –teman.

ü  Komitmen pada tabel harian anda, jangan menyimpang darinya, bisa diubah sedikit sesuai situasi.

6.    HAMBATAN DALAM MANAJEMEN WAKTU

ü  Mendahulukan pekerjaan yang dicintai, baru kemudian mengerjakan pekerjaan yang kurang diminati.

ü  Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang suli

ü  Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya, sebelum menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan waktu yang lama.

ü  Mendahulukan pekerjaan darurat / mendesak, sebelum meyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang penting.

ü  Melakukan aktivitas yang dapat mendekatkan mereka pada tujuan atau  mendatangkan kemaslahatan bagi diri mereka.

ü  Menunggu batas waktu ( mepet ) untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

ü  Skala prioritas disusun tidak berdasarkan kepentingannya, tetapi berdasarkan urutannya.

ü  Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa.

7.    WAKTU YANG TERBUANG

1. Waktu yang sulit diatur :

Ø  Terbuang karena faktor internal.

Hitunglah berapa banyak waktu kita untuk : makan, nonton TV, baca Koran, berbicara panjang lebar ditelepon, mengendarai mobil / motor ke kampus, dan masih banyak lagi. Tentu banyak sekali bukan.

Ø  Terbuang karena faktor eksternal :

Hitunglah berapa banyak waktu anda untuk : menerima tamu, menghadiri undangan, begadang sama teman-teman, kegiatan social lainnya yang sangat banyak menyita waktu kita.

2. Waktu yang dapat diatur :

Ø  Terbuang karena faktor internal : melamun, membaca Koran, berkirim sms berkepanjangan, telepon berlama-lama, browsing internet di sela waktu kerja.

Ø  Terbuang karena faktor eksternal : Pembicaraan yang tidak bertujuan bersama teman-teman, menghadiri rapat organisasi kemahasiswaan mendadak, kedatangan tamu.

8.     MENGHINDARI TERBUANGNYA WAKTU

Dalam kehidupan kita, ada saja hal-hal yang mendesak, yang muncul yang membuat rencana kerja kita menjadi berantakan, misalnya  mendadak kita sakit atau  memdadak dosen sakit  sehingga waktu kuliah hari itu kosong. Apa yang kita lakukan supaya waktu kita tidak terbuang percuma? Untuk mengantisipasi hal-hal tersebut, perlu langkah-langkah sebagai berikut :

a.    Evaluasi kembali tujuan, rencana dan prioritas anda

Tujuan jangka panjang yang diwujudkan secara bertahap melalui tuuan-tujuan jangka pendek harus dievaluasi, termasuk skala prioritas yang sudah ditetapkan

b.    Letakkan tujuan dalam rencana periodik atau program kerja

Tentukan tanggal-tanggal pelaksanaan masing-masing pekerjaan dan tugas mencakup waktu mulai dan batas akhir, sehingga mempermudah pencapaian tujuan anda.

c.    Buat daftar pekerjaan harian

Membuat daftar tabel kerja harian seperti pada langkah-langkah mengelola waktu

d.    Tutup semua hal yang dapat memalingkan anda dari tujuan-tujuan tsb.

Anda harus dapat mengatur waktu untuk menyelesaikan pekerjaan pada waktu-waktu puncak, jangan ditunda-tunda. Dengan menunda-nunda anda akan mengacaukan pencapaian tujuan anda dan mengantar anda pada kegagalan.

e.    Manfaatkanlah waktu luang

Sebaiknya anda elalu siap mengantisipasi terjadinya kehilangan waktu seperti mengerjakan hal-hal yang bermanfaat.

f.     Jangan selalu pasrah pada hal-hal yang bersifat mendesak

Untuk mengantisipasinya, anda sebaiknya menganalisis apakah tugas mendesak itu penting sekali, penting atau tidak penting.

9.    KIAT MANAJEMEN WAKTU

Bagi siapapun, melakukan manajemen waktu secara bijak amat penting. Bila kita melewatkan janji penting dan tenggat waktu, tak ayal ini bakal mengganggu alur karir dan kehidupan sosial kita. Buntutnya, timbul rasa bersalah, frustrasi, dan perasaan buruk lain. Berikut tips manajemen waktu yang tepat dari George Mason University.

a.    Lakukan survei waktu pribadi.

Untuk mulai mengatur waktu, kita harus tahu pasti bagaimana kitaa menggunakan waktu. Survei waktu akan membantu kitaa memperkirakan berapa banyak waktu yang telah kita habiskan dalam aktivitas tertentu. Untuk memperoleh perkiraan akurat, kita dapat melihat waktu yang telah dihabiskan selama satu minggu.

b.    Perhatikan jadwal harian.

Ada beragam jadwal waktu yang sesuai dengan kepribadian kita. Begitu kita memutuskan satu gaya tertentu, langkah berikut adalah membentuknya. Yang paling baik sisakan sedikit waktu untuk istirahat pada tiap jam, sedangkan setengah jam lainnya disiapkan untuk jadwal yang benar-benar padat.

c.    Jangan menjadi perfeksionis.

Berusahalah agar menjadi orang sempurna yang siap menghadapi kekalahan. Tidak ada orang yang sempurna. Kita butuh tujuan yang dapat dicapai dengan kemampuan yang ada. Tugas-tugas sulit biasanya berakhir dengan penolakan dan penundaan

d.    Belajarlah berkata tidak.

Misalnya, teman dekat mengajak jalan-jalan. Sebenarnya, kita tidak tertarik. Tapi, kita tidak sampai hati mengecewakan orang. Berkata tidak dengan sopan selayaknya menjadi kebiasaan.

e.    Belajar menentukan prioritas.

Sangat penting melakukan prioritas pada tanggung jawab dan kesepakatan yang telah dicapai. Orang-orang yang tidak tahu bagaimana melakukan prioritas bakal menjadi orang yang gemar menunda-nunda pekerjaan.

f.     Gabungkan sejumlah aktivitas.

Bila memungkinkan, gabungkan sejumlah aktivitas dalam satu waktu. Ketika dalam perjalanan, baca catatan-catatan penting. Banyak cara untuk memadukan aktivitas, tapi yang penting adalah berusaha agar selalu kreatif.

g.    Adaptasi diri.

Setelah penjadwalan sukses dilakukan, maka tinggal Anda berusaha keras untuk menyesuaikan diri. Namun, yang paling penting adalah bagaimana agar upaya ini dapat berhasil untuk Anda. Jadwal waktu yang tidak jujur dan jadwal kegiatan pribadi bukan jadwal waktu yang tepat.

Daftar Pustaka

“ Manajemen Waktu”  http://www.inspirasiku.blogspot.com
“ Manajemen Waktu Menurut Para Ahli”   http://personality.blogspot.com
“ Manajemen Waktu Dalam Kehidupan” http://www.fadlilutfi.wordpress.com